“配送中心仓储、分拣设备种类、数目繁多,涉及的备品备件管理一直是重要的问题。”湖州市烟草专卖局(公司)卷烟配送中心储配部主任周军介绍到,“一方面很多采购的备品备件使用率低,容易造成资产闲置、库存积压等问题,另一方面,一些使用率高的备件一旦补货不及时,会导致非计划性停机和故障应急处理耗时,大大降低了作业效率,造成极高的缺货成本。”
近年来,面对备品备件管理方面的短板,湖州市局(公司)以数字赋能备品备件日常管理,在精细化管理中瞄准全生命周期,大大提高备品备件利用效率,创新探索出符合自身发展实际的备品备件管理经验。
精益管理 以数提质
“像今天我们开箱机的吸盘需要更换,在钉钉端打开备品备件管理,输入需要的型号,点击搜索后就会跳转出来,需要的吸盘在备品备件室2号货架第一层,机修人员就可以马上确定所在位置,即拿即用,领用效率大大提高,”配送中心智控部机电维修员黄崇奇说道。
为了构建智能化的备品备件管理系统,配送中心引入物联网技术,对备品备件进行电子标签标记,实现从入库、存储、领用到报废全生命周期的实时追踪与监控。系统能够自动记录备件的使用状态、库存量、位置信息等关键数据,并通过大数据分析预测备件需求趋势,为采购决策提供科学依据。此外,备品备件库每层货架也配备相应二维码,扫描即可获得设备物品规格、数量等关键信息。结合员工手机钉钉,可以随时随地查询备件信息,提高领用和盘点效率,减少因寻找备件而浪费的时间。
图为湖州烟草“互联网+设备”备品备件管理系统入库界面
图为湖州烟草钉钉端备品备件管理界面
针对备品备件的招标采购、工程项目、资产管理等内控重点领域,配送中心建立起合规风险识别、岗位合规职责和领用流程管控“三张清单”,确保合规管理人员、岗位、职能“三到位”。不仅在日常作业中常态化使用运行备品备件管理系统,还通过优化整合备品备件库和现场应急存放点、全覆盖盘点备品备件、赋码管理、跨部门调拨等措施,实现仓储存货、备品备件的全流程管控与合理使用,从根本上解决了此前存在的备品备件管理不规范问题。
以盘点备品备件为例,从清点设备入手,排查、梳理各个设备物品使用情况和功能定位,建立完善“一类一档”管理机制,解决了备品备件底数不清、管理粗放等问题,有效提升管理效能。
模块设计 以效为先
“联合工房作为物流仓储、分拣的主要场所,涉及的备品备件高达上百种,针对这一特点,我们设计了相应的备品备件小模块,将常用的备品备件按照功能或用途进行分类整合,形成标准化、模块化的组件。这样不仅便于快速识别和领取,还能在备件损坏时迅速替换整个模块,缩短维修时间,提高配送中心的连续作业能力。这样一来,也有利于减少库存种类和数量,降低仓储成本。”机电维修员黄崇奇介绍到。
不仅如此,根据“6S”现场管理要求,配送中心按照备品备件的用途分成几个大类,设置货架区域标签;再按照备品备件的使用频次细分为“ABC”三类,遵循“先进先出”原则合理布局,充分考虑取用的便捷性科学摆放,做到备件库现场井然有序、一目了然。
同时,为了更好的管理效能,配送中心将财务管理中的“资产管理”理念引入备品备件管理,按照类别、区域、位置对备品备件进行编号和编码,使实物与编号一一对应,系统编码一扫俱全,管理和使用人员可以根据扫码结果和编号情况进行盘点,解决“机修人员不会登账、管理人员不认识实物”的问题;同时,设置备品备件档案、领用审批表、出入库台账、明细账、总账等,规范备品备件全周期的账目管理。
循环利用 以绿为引
近年来,配送中心坚定不移走生态优先、绿色发展之路,在备品备件的选择上,优先考虑环保材料和可回收再利用的产品,以推动供应链的绿色转型。对于废旧备件,实施分类回收和再制造计划,减少环境污染。同时,定期对备件使用情况进行评估,淘汰低效、高耗能的备件,采用更高效、节能的替代品,以实现物流配送中心的可持续发展目标。
“我们现在正在构思设计一个区域内烟草物流配送中心之间的备件共享与交换平台,以此来实现资源的最大化利用。各配送中心可将闲置或急需的备件信息发布在平台上,通过协商实现备件的调配与共享,减少重复采购和资金占用,降低整体运营成本。目前我们智控部的创新小组成员正在进行平台原型设计,下一步,我们也将努力推动平台的落地试运行。”配送中心智控部主任罗尹说道。
高质量的发展离不开精细化的管理,而精细化的管理则将助推新质生产力的效能进一步释放。湖州市局(公司)将继续总结经验、持续改进,积极开展管理诊断,努力在备品备件管理中探寻更新更优方法,为精益物流建设提供新思路、新方法。
(唐赟秋)
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